Kebutuhan Akan Koordinasi
Untuk
melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan )dalam
melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahanyang ada
dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang
manajemen.Koodinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa
koordinasi setiapkaryawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus
diikuti, sehingga akanmerugikan organisasi itu sendiri.
Dengan
koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruhkegiatan
untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen
atauperusahaan atau bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi
merupakan usahauntuk menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu
serasi,selaras dan seimbang.Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat
dan kebutuhan komunikasi dalampelaksanaan tugas dan derajat
ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip
rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yangdapat
dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara
rentangmanajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan
bahwa semakinbesar jumlah rentangan semakin sulit untuk
mengkoordinasikan kegiatan bawahansecara efektif.
Terdapat
3 (tiga) macam saling ketergantungan di antarasatuan-satuan organisasi
seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:
1. Saling ketergantungan yangmenyatu (pooled interdependence)
Bilasatuan-satuan
organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain
dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan
kerja setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2. Saling ketergantungan yangberurutan (sequential interdependece)
Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.
3. Saling ketergantungan timbalbalik (reciprocal interdependence)
Merupakan hubungan member dan menerima antarsatuan organisasi.
Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat
tipe perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam
individu dan departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch adalah:
1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu.
Para
anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan-pandangan
mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi
yang baik.
2. Perbedaan dalam oriantasi waktu
Manajer
akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera
atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan
lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi.
Kegiatan
produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar
prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin
dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta
berdiskusi satu dengan yang lain.
4. Perbedaan dalam formalitas struktur.
Setiap
tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metoda-metoda dan
standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan
dan untuk balas jasa bagi karyawan.
Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung
tergantung pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin
besar ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan
informasi. Pada dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi.
Terdapat tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif,
yaitu:
· Teknik-Teknik Manajemen Dasar
Untuk
mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme
teknik-teknik manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan
sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan
prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan
koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar
Dalam pengkoordinasian dasar kita harus mengetahui mekanisme-mekanisme apa saja yg harus di perhatikan :
1. Hirarki manajerial.
Rantai
perintah, aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung
jawab dan akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila
dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2. Aturan dan prosedur.
Adalah
keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani
kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang
efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3. Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya
dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan
orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan
dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang
dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan
oraganisasi.
Rencana dan penetapan tujuan
Pengembangannya
dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan
orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan
dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang
dibutuhkan untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan
oraganisasi.
1. Meningakatkan koordinasi potensial
Meningkatkan
koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan
organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan
fungsi. Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
2. Sistem informasi vertikal.
Adalah
peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan
organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai
perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam
kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan
operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia
bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.
3. Hubungan-hubungan lateral (harizontal).
Melalui
pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan
informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana
informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
Beberapa hubungan lateral, yaitu:
Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
a. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
b. Panitnya
dan satuan tugas. Panitnya biasanya diorganisasi secara formal dengan
pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila
dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
c. Pengintegrasian
peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek,
perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan
tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus dari
seseorang.
d. Peranan
penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan
anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini
diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.
e. Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.
4. Metoda Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Dalam
beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara
pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan
tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau
penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat
berdiri sendiri.
5. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.
Sumber
daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan
kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan
dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
6. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.
Teknik
ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter
satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri
diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi
(perusahaan).
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar